Millennium skulle modernisera vården i Västra Götalandsregionen. I stället pausades journalsystemet efter bara några dagar och avtalet med leverantören Oracle har nu avslutats. Granskningarna visar problem med bland annat styrning, utbildning och kommunikation. För företagsledningar finns flera viktiga lärdomar.
Millennium har blivit ett av Sveriges mest uppmärksammade digitaliseringsprojekt. Det är lätt att beskriva det som ett IT-haveri. Men det är också ett tydligt exempel på hur kommunikation kan påverka stora förändringsprojekt.
Här är fem misstag, samt fem lärdomar.
Viktig information nådde fram men fick inte effekt
KPMG:s externa granskning visar att styrgruppen hade information som gjorde det möjligt att förstå problemen inför lanseringen. Samtidigt upplevdes det som svårt att framföra åsikter som gick emot den beslutade tidplanen.
Information kan alltså finnas tillgängligt i en organisation utan att påverka besluten.
Kommunikation kom för långt från besluten
I stora förändringsprojekt ses kommunikation lätt som något som ska förklara ett redan fattat beslut.
Men kommunikation behöver finnas med från start. En kommunikationsfunktion nära ledningen kan fånga upp oro, motstånd och missförstånd innan de utvecklas till större problem.
Läs också: 5 AI-fiaskon: Missarna som dragit ner varumärket
Genomförd utbildning betyder inte att organisationen är redo
Inför Millennium genomfördes omfattande utbildningsinsatser. Ändå beskrev vårdpersonal stor oro och problem med att använda systemet.
Att information har skickats ut eller att en utbildning är genomförd säger inte automatiskt att mottagarna är redo för förändringen.
Beställare och leverantör behöver tala samma språk
Kommunikationen mellan Oracle och VGR skedde enligt KPMG huvudsakligen på engelska, vilket kan ha bidragit till brister i förståelsen.
Men frågan är troligen större än språkförbistringar. I komplexa projekt måste alla vara överens om vad centrala begrepp faktiskt betyder. Vad innebär exempelvis att ett system är ”testat”, ”klart” eller ”redo”?
Läs också: Så tar ni fram en kriskommunikationsplan
Det måste vara tillåtet att säga att något inte fungerar
Den kanske viktigaste lärdomen handlar om kultur. När stora summor, mycket prestige och flera års arbete har investerats i ett projekt kan det bli svårt att säga: ”Det här fungerar inte.”
Men det är just då som ledningen behöver höra det.
Så undviker ni att göra samma misstag
- Ledningen behöver inte bara få information. Den behöver aktivt efterfråga kritik, risker och perspektiv som utmanar den rådande planen.
- Se kommunikation som en del av styrningen, inte bara som stöd vid lanseringen.
- Mät inte bara vad organisationen har kommunicerat. Ta reda på vad medarbetarna faktiskt har förstått och om de känner sig redo. Återkoppling är nyckeln.
- Säkerställ att ledning, verksamhet och leverantörer har samma bild av mål, risker och vad som krävs för att gå vidare.
- Bygg en kultur där problem kommer upp på bordet tidigt. Dålig information är ofta mer värdefull än positiva statusrapporter.
Kommunikation är också riskhantering
Millennium visar att stora förändringsprojekt inte behöver mer kommunikation för kommunikationens skull.
De behöver bättre kommunikation mellan verksamhet, projektledning, leverantörer och ledning.
