Under Beredskapsveckan uppmärksammas vikten av att vara förberedd när något oväntat händer. För företag och organisationer handlar beredskap också om kommunikation. När förutsättningarna snabbt förändras behöver rätt information nå rätt personer, i rätt tid.
En kris behöver inte nödvändigtvis vara dramatisk för att ställa höga krav på kommunikationen. Ett IT-avbrott, en olycka i fabriken, felaktig information som får spridning, kritik i medier eller sociala kanaler, ett produktfel eller en plötslig förändring i verksamheten kan snabbt skapa frågor från kunder, medarbetare och andra intressenter. Något som kan sprida sig snabbt.
Med en tydlig plan för vem som säger vad, och när, minskar ni negativa effekter och kan i bästa fall vända en negativ händelse till något positivt.
Här är sju frågor som kan användas för att testa organisationens kommunikativa beredskap.
- Vem ansvarar för kommunikationen?
Det behöver vara tydligt vem som fattar beslut, vem som tar fram information och vem som uttalar sig externt. Ansvarsfördelningen bör vara känd i förväg och fungera även när ordinarie beslutsfattare inte är tillgängliga.
Läs också: Så tar ni fram en kriskommunikationsplan
- Vilka behöver information först?
Medarbetare, kunder, leverantörer, medier och andra intressenter har olika informationsbehov. En genomtänkt prioritering minskar risken för att viktiga målgrupper får information för sent eller får höra om situationen från någon annan.
- Finns kontaktuppgifterna tillgängliga?
En enkel men avgörande fråga. Kontaktlistor till nyckelpersoner, samarbetspartners och andra viktiga funktioner behöver vara aktuella och möjliga att komma åt även om ordinarie system inte fungerar. I dagens digitala samhälle finns det fortfarande stora fördelar med att arbeta offline ibland…
- Vilka kanaler ska användas?
Webbplats, intranät, e-post, sociala medier och presskontakter fyller olika funktioner. Det bör finnas en plan för var information publiceras och hur kommunikationen fungerar om en viktig kanal tillfälligt ligger nere.
- Går informationen att förstå?
När många frågor behöver besvaras snabbt finns en risk att kommunikationen blir intern, teknisk eller onödigt komplicerad. Tydligt språk, konkreta besked och tillgänglig information gör det lättare för mottagaren att förstå både vad som har hänt och vad som gäller.
- Finns beredskap för frågor och kritik?
Den första informationen är sällan den sista. Nya frågor uppstår, fakta förändras och olika perspektiv kan få utrymme. Genom att i förväg identifiera svåra frågor och möjliga informationsbehov blir det enklare att kommunicera konsekvent och sakligt när tempot ökar.
För många kan det kännas nervöst om media hör av sig, speciellt vid en kris. Men även här finns beprövade processer och enkla träningspass man kan genomföra för att vara förberedd och därmed avslappnad och sköta situationen väl.
Läs också: Från nervös till självsäker med medieträning i 4 steg – så möter du journalisten
- Har planen faktiskt testats?
En kriskommunikationsplan som aldrig har prövats ger begränsad kunskap om hur den fungerar i praktiken. En enkel övning kan synliggöra otydliga roller, saknade kontaktuppgifter, kanalberoenden och frågor som ingen har ansvar för.
Beredskap byggs innan den behövs
Bra kriskommunikation handlar inte om att ha ett färdigskrivet svar på varje tänkbar situation. Det handlar om att skapa strukturer som gör det möjligt att agera snabbt, samordnat och trovärdigt när något oväntat inträffar.
Beredskapsveckan kan därför vara ett bra tillfälle att börja testa organisationens kommunikativa beredskap. Går det att svara tydligt på de sju frågorna ovan finns en bra grund. Om svaren saknas finns det också en tydlig utgångspunkt för vad som behöver utvecklas.
Greatness PR är en PR-byrå i Göteborg som arbetar med strategisk kommunikation, PR och varumärkesfrågor. En del av arbetet är att hjälpa företag och organisationer att skapa struktur för sin kommunikation, både i vardagen och när förutsättningarna snabbt förändras.
