Ett pressevent kan vara en framgångsrik aktivitet för företag att kommunicera produktlanseringar, nya affärssamarbeten eller andra stora händelser. Det är enkelt att få till intervjuer på plats och aktiviteten lämpar sig lika bra oavsett om tv, radio eller webbmedia närvarar. Här är fem steg till ett lyckat pressevent.
Tydligt syfte och nyhetsvärde
Syftet med pressevent är att journalister ska rapportera om företaget i samband med en stor händelse i eller kring bolaget, exempelvis en ny tjänst, produkt, en stor investering eller ett nytt samarbete. Journalisternas uppdrag är sedan att rapportera till allmänheten, därför behöver företag i tidigt skede ha en tydlig bild över vilket budskap som ska föras fram. Försök att se utifrån ett journalistperspektiv, vad är nyheten här och vad kommer journalisterna tycka är intressant att rapportera om?
Informativ inbjudan
Inbjudan bör vara kortfattad, intresseväckande och informativ. Den bör inkludera relevanta detaljer och bidra till en känsla av något unikt som journalisten definitivt inte vill missa. Finns det journalister eller medieprofiler som är mer betydelsefulla att närvara än andra är det aldrig fel att skicka en personlig inbjudan. Var inte rädd att lyfta luren och ta direktkontakt.
Inbjudningar bör gå ut senast två veckor innan presseventet för att ge tidningarna möjlighet att planera in i deras nyhetsschema.
Hitta rätt journalister
Tänk på att vissa medier kan vara direkta konkurrenter till varandra, se därför till att rikta huvudfokus mot ett fåtal specifika journalister. I vissa fall är, exempelvis om företaget Apple lanserar en ny Iphone så är det troligt att många konkurrerande medier kommer närvara på eventet. Apples lansering kan då snarare liknas vid en presskonferens där syftet är att nå ut så brett, till så många medier som möjligt. För mindre företag rekommenderas i stället att rikta sig exkluderande till färre journalister för att bygga långsiktiga relationer och undvika att dålig stämning uppstår mellan konkurrerande medier.
Läs också: Bästa tiden att skicka ut ett pressmeddelande
Tid och plats
Miljön där presseventet sker har också en betydelse i vilket budskap som signaleras till journalisterna. Det kan vara en central plats som är lättillgänglig för journalister att ta sig till. I andra fall, exempelvis Ikea öppnar ett nytt varuhus i Täby utanför Stockholm, är det mer naturligt att presseventet sker i den nya byggnaden. Även tid spelar roll så se till att datumet inte sammanfaller med någon annan stor händelse inom branschen som lockar större intresse.
Agera professionellt
På eventet ska det finnas en moderator eller presentatör som beskriver syftet till varför journalisterna är samlade, introducera produkten, företaget eller personer från företaget samt ge en tidsuppskattning om hur lång tid presseventet kommer ta. Därtill ska företaget ha förberett pressmaterial att dela ut till journalisterna. Allt som underlättar för journalisternas eventuella rapportering är att rekommendera, exempelvis att ha en professionell fotograf på plats som erbjuder högkvalitativa bilder. Att agera professionellt ökar trovärdigheten för de budskap som företaget vill förmedla.
Läs också: 5 kommunikationsråd för noterade bolag
Ett ytterligare tips för ett lyckat pressevent är att ta hjälp av en PR-byrå. Vi på Greatness många års erfarenhet av just pressevent och hjälper er identifiera målgrupper, utforma budskap anpassade för ert unika syfte, och bidrar med råd och stöd för att lyckas med ett pressevent.
